Käsitsi tehtav raamatupidamine maksab Eesti ettevõtetele kokku üle 200 miljoni euro aastas

Merit Tarkvara tegevjuht Tõnis Kask näeb seda iga päev. Tema raamatupidamistarkvara Merit Aktiva kasutab üle 83 000 Eesti ettevõtte – ligikaudu pool kõigist tegutsevatest firmadest. „Meie käest küsitakse kogu aeg, kuidas kasvada kiiremini ja nutikamalt. Vastus on lihtne: raamatupidamine ei pea olema käsitöö," ütleb ta.

Merit Tarkvara andmed näitavad, et Eestis töödeldakse aastas ligi 50 miljonit raamatupidamisdokumenti käsitsi. Iga dokument võtab keskmiselt 2,5 minutit – kokku kaks miljonit tundi tööd. Arvutus põhineb 100 euro suurusel tunnikogukulul, mis hõlmab tööjõukulu koos kõrvalkuludega. Tulemus: üle 200 miljoni euro aastas ainult otsest ajakulu arvestades ning vigade parandamine ja pettustega seotud kahju pole selle sees.

Kase sõnul on selgelt näha probleemi kolm peamist allikat. 64% ostuarvetest sisestatakse käsitsi fotodelt, PDF-idelt või paberitelt. Pangakannetest kantakse käsitsi üle koguni 79%, kuigi pangaühendus on tasuta ja koheselt kasutatav. Vaid 8% arvetest liigub Eestis e-arvena ehk masinloetaval kujul, mis võimaldaks kogu protsessi automatiseerida.

„See ei ole teooria, need on meie klientide reaalsed andmed," rõhutab Kask.

E-arvete kasutamises on Eesti Põhjamaadest väga kaugel. Soomes saadetakse 93% arvetest e-arvena, Norras 77%, Islandil 75%, Rootsis 58%, Taanis 56% – Eestis vaid 8%.

Soomes panid pangad e-arvete taristu paika juba 2003. aastal. Eestis mindi operaatorite teed, kes omavahel koostööd ei teinud, ja see pidurdas arengut aastakümneid. Eesti e-arvete osakaal on praegu 11 korda madalam kui Soomes ja vahe kasvab.

Regulatiivne surve paneb meid kiirustama. Alates 2025. aasta juulist saab iga ostja Eestis nõuda müüjalt e-arvet – see õigus on juba jõustunud. 2027. aastaks on kavas muuta e-arve kohustuslikuks kõigis ettevõtetevahelistes tehingutes. Euroopa Liidu käibemaksureformi pakett ViDA (VAT in the Digital Age) näeb ette, et 2030. aastaks peavad kõik piiriülesed ettevõtetevahelised arved olema e-arved. Ka naaberriigid liiguvad samas suunas: Poola rakendab kohustuse etapiviisiliselt 2026–2027, Läti 2028. aastal.

„Muutus tuleb nagunii. Küsimus on ainult, kas tulete pardale esimeste või viimaste seas," ütleb Kask.

Üle-eelmisel aastal tehti Euroopas arvepettusi 4,2 miljardi euro eest. Suurim osa, 2,2 miljardit, tuli PDF-arvete ümbersuunamistest: pettur saadab arve, mis näeb välja täpselt nagu tarnija oma, aga pangakonto number on vahetatud. PDF-i saab mõne minutiga võltsida.

E-arvet ei saa. See on masinloetav struktureeritud andmefail, mis liigub Peppoli võrgu kaudu otse tarkvarasüsteemist tarkvarasüsteemi. Peppol on rahvusvaheline e-arvete edastusstandard, mida kasutavad enam kui 40 riiki, sealhulgas Eesti.

„Peppoli kaudu saadetud e-arvetega pole registreeritud ühtegi pettust. Mitte ühtegi, mitte kuskil maailmas," ütleb Kask. Lisaks langeb automatiseeritud töötlusega arve hind 10 eurolt 2,50 eurole ning vigade osakaal 12–15 protsendilt alla poole protsendi.

Kask soovitab järgida kolme sammu, mis võtavad aega umbes 15 minutit, kuid säästavad sadu tunde aastas.

“Küsimus pole, kas raamatupidamine muutub. Küsimus on, kas teie muutute koos sellega,” rõhutab Kask.