- OMX Baltic0,02%298,91
- OMX Riga−0,17%931,92
- OMX Tallinn−0,09%1 973,46
- OMX Vilnius0,05%1 293,73
- S&P 500−0,09%6 840,51
- DOW 30−0,38%47 560,29
- Nasdaq 0,13%23 576,49
- FTSE 1000,16%9 657,18
- Nikkei 225−0,1%50 602,8
- CMC Crypto 2000,00%0,00
- USD/EUR0,00%0,86
- GBP/EUR0,00%1,14
- EUR/RUB0,00%89,75
- OMX Baltic0,02%298,91
- OMX Riga−0,17%931,92
- OMX Tallinn−0,09%1 973,46
- OMX Vilnius0,05%1 293,73
- S&P 500−0,09%6 840,51
- DOW 30−0,38%47 560,29
- Nasdaq 0,13%23 576,49
- FTSE 1000,16%9 657,18
- Nikkei 225−0,1%50 602,8
- CMC Crypto 2000,00%0,00
- USD/EUR0,00%0,86
- GBP/EUR0,00%1,14
- EUR/RUB0,00%89,75
- ST
Kuidas Starship vähendas Payhawki abil finantsprotsesside kulusid 40%
Andrew Rudchuk, Starship Technologies’i finantssüsteemide ja -andmete juht, räägib avameelselt, kuidas kiire globaalne kasv tõi finantsosakonnas kaasa palju käsitsi tehtavaid protsesse ning kuidas Payhawki platvorm muutis finantsmeeskonna rolli admin-töötajatest strateegilisteks partneriteks.
Starship Technologies on maailma juhtiv autonoomsete tarnerobootite ettevõte üle 8 miljoni tarne ja 17 miljoni läbitud kilomeetriga. Ehkki robotid sõidavad tänaval autonoomselt, oli ettevõtte finantsosakond veel hiljuti käsitöö küüsis: viis panka, mitu kaardisüsteemi, Google Sheets kulude haldamiseks ja lõputud käsitsi Excel'i kooskõlastused.
Mis sundis teid finantssüsteeme transformeerima?
Kui liitusin Starship'iga neli aastat tagasi avastasin, et meie finantskeskkond oli riikide kaupa killustunud. Igal turul olid erinevad tööriistad, kaardilahendused, pangad ja isegi ERP-süsteemid. Midagi ei olnud ühtlustatud ning suur osa tööst oli käsitsi, mis tähendas, et finantsmeeskond tegeles andmete liigutamise, mitte äri mõistmisega.
Kas oli mingi konkreetne hetk, mil mõtlesite "see peab muutuma nüüd ja kohe"?
Jah! Ühe kiire kasvufaasi kuu lõpp oli selge pöördepunkt. Viis panka, kolm kaardisüsteemi, Google Sheets päevarahade jaoks, manuaalsed CSV-de üleslaadimised ja lõputud sobitamised tekitasid olukorra, mis ei olnud enam globaalse ettevõtte jaoks jätkusuutlik.
Milline nägi välja tüüpiline kuu lõpp enne muutust?
Lühidalt öeldes täielik käsitöö. Päevarahad ja läbisõidud Google Sheets'is, kaarditehingud eksporditi käsitsi, CSV-faile puhastati ja laaditi üles ükshaaval, sobitamised tehti Excelis ning puuduvate tšekkide ajasime inimeste kaupa taga. See killustatus tekitas pidevaid viivitusi ja korduvaid vigu.
Kui palju aega see võttis?
Kuskil 20–40 tundi kuus, kaasatud olid kaks või kolm inimest. Frustratsiooni tekitas see, et riikide vahel olid andmete vastuolud, oli vaja pidevalt parandada ja uuesti üles laadida, tekkisid viivitused, sest süsteemid polnud ühendatud.
Tundus, et parandame iga kuu samu probleeme. See oli klassikaline näide, kus finantsmeeskond tegi kangelasetööd, kuid mitte kõrge väärtusega tööd.
Kuidas mõjutas see ettevõtte kasvuvõimet?
Mida rohkem kasvasime, seda rohkem käsitsi tööd tekkis. See ongi killustatud tööriistade oht – töökoormus kasvab lineaarselt koos töötajate ja turgudega.
Mõju oli selge: aeglasem finantssulgemine, viivitused juhtkonna nähtavusele, suuremad veamäärad, operatiivne risk, kuna iga riik töötles andmeid erinevalt. Käsitsi protsessid ei saa toetada globaalset, kiiresti liikuvat äri.
Te valisite Payhawk’i süsteemi. Kuidas see valik toimus ja kuidas implementeerimine läks?
Valik põhines kolmel kriteeriumil: vajalik oli globaalne standardiseerimine ehk üks töökorraldus kõigis turgudes, tugevad integratsioonid meie ERP ja iPaaS-iga (Workato) ning skaleeruvus ehk platvorm, mis toetab meid kasvudes.
Payhawk vastas nendele nõuetele – ühtne kaardihaldus, kulud, hüvitised ja päevarahad ühes standardiseeritud globaalses süsteemis. Oluline oli ka see, et platvorm kasutab AI-võimekust, mis automatiseerib paljusid protsesse, mida varem tegime käsitsi.
Implementeerimine toimus etappidena: alustasime Soomes, et testida süsteemi, seejärel Euroopa Liidus tervikuna ning lõpuks USA-s.
Hetkel kuum
Mis õnnestus ja mis oli keeruline?
Kasutuselevõtt läks sujuvalt. Payhawki intuitiivne kasutajaliides tähendas, et koolitusvajadused jäid minimaalseks. Platvormi AI-põhine tšekkide automaatne jäädvustamine ja kategooriseerimine kõrvaldasid koheselt palju käsitsi tööd.
Väljakutsed olid pigem oodatavad: erinevad panganduse nõuded riigiti, muudatuste juhtimine töötajatele, kes olid harjunud tabelitega, ja master data ühtlustamine ERP-ga, et vältida erandeid. See ei olnud unikaalne ühelegi süsteemile, pigem tüüpiline mistahes globaalse finantssüsteemi juurutamisel.
40% kulude vähenemine maksete töötlemisel, 30% hüvitiste puhul, 25% kaarditehingute puhul – aga mida see praktikas tähendab?
See tähendab, et aeg, mille varem kulutasime käsitsi admin-tööle, on nüüd tagasi võidetud mõtestatud töö jaoks.
Payhawki automatiseerimine tähendab, et me ei pea enam käsitsi maksefaile üles laadima, kaarditehinguid ükshaaval kooskõlastama, puuduvaid tšekke taga ajama, kulude tabeleid puhastama ja ümber vormindama, hüvitisi käsitsi töötlema ega riigipõhiseid kaardi töövoogusid haldama.
Kuidas muutus igapäevane töö?
Töö muutus fundamentaalselt. Varem 80% käsitsi operatsioonid, 20% analüüs. Nüüd 20% operatsioonid, 80% analüüs, täpsus ja jõudluse juhtimine. Andmete kopeerimise asemel tagab meeskond andmete kvaliteedi, toetab äripartnereid ja keskendub ülevaadetele.
Kas saate tuua konkreetse näite, kuidas finantsfunktsiooni roll on arenenud?
Varem veetis keegi tunde kaarditehingute koondamisel, kodeerimisvigade parandamisel, tšekkide sobitamisel ja KM parandamisel. Nüüd Payhawki automaatne süsteem sobitab tšekid, kategooriseerib kulud automaatselt ja sünkroniseerib ERP-ga.
Raamatupidaja töö on nüüd anomaaliate läbivaatamine, kulumustrite analüüsimine ja meeskondade nõustamine. Sama inimene muutus protsessi täitjast jõudluse võimaldajaks.
Kuidas on koostöö Payhawkiga toiminud pärast implementeerimist?
Koostöö on olnud väga tugev. Payhawk ei kadunud pärast lepingu allkirjastamist, nad on jätkuvalt proaktiivsed ja panustavad meie edusse. Kui meil on vajadusi või küsimusi, saame kiiresti tagasisidet ja abi.
Oluline on see, et Payhawk arendab platvormi pidevalt edasi. Näiteks AI-võimekus, mida nad on juurutanud, aitab meil järjest rohkem protsesse automatiseerida. See pole staatilne tööriist, see areneb koos meie vajadustega.
Te olete AI suhtes optimistlik. Kuidas Payhawki AI võimekus teie tööd toetab?
Payhawki AI aitab meid juba praegu kolmes valdkonnas. Esiteks andmete rikastamisel ja klassifitseerimisel – süsteem määrab kulud automaatselt õigesse kontosse, liigitab müügikohad kategooriatesse ja tuvastab anomaaliaid.
Teiseks kooskõlastuste ja erandite haldamisel, kus AI on eriti tugev mustrite sobitamisel ja kõrvalekallete märkamises. Kolmandaks ennustavas finantsjuhtimises ehk rahavoo prognoosimisel ja eelarve hälvete selgitamisel.
AI kõrvaldab "pingelise kuu lõpu" kontseptsiooni. Me liigume pidev raamatupidamise ja reaalajas ülevaadete suunas.
Mida ütleksite teisele finantsjuhile, kes kaalub sarnast transformatsiooni?
Alustage mõõtmisest, mitte automatiseerimisest. Enamik finantsmeeskondi ei tea oma kulusid arve, ostutellimuse või hüvitise kohta. Ilma lähtetasemeta ei saa te mõtestatud transformatsiooni disainida.
Seejärel standardiseerige protsesse, ühtlustage süsteeme, parandage andmete täpsust, rakendage iPaaS, automatiseerige, ja alles siis kasutage AI-d.
Lõkse, mida vältida?
Ärge automatiseerige katkiseid protsesse. Ärge alahinnake andmekvaliteedi probleeme. Ärge jätke vahele muudatuste juhtimist. Ärge alustage AI-st, ehitage alus esmalt üles. Ärge püüdke kõike kohandada, standardiseerimine on teie parim sõber.
Eesmärk pole kiirem admin, vaid finantsfunktsioon, mis juhib jõudluse, ülevaate ja kontrolliga.
Payhawk on globaalne kulude haldamise platvorm, mis aitab finantsmeeskondadel kontrollida ja automatiseerida ettevõtte kulutusi läbi ettevõttekaartide, arvete, maksete ja eelarve haldamise.
Hetkel kuum
Vaata võrdlustabelit!
Siim Nellis: ma ei saa neid asju kommenteerida
Podcastid
Enimloetud
2
Euroopa Liit on maailma võimsaim majanduskeskkond, loovus tuleb Euroopast
Viimased uudised
Tagasi Äripäeva esilehele